Recruter et gérer ses salariés : les obligations de l'employeur dans une TPE

Par Laure Mazerolle, rédactrice en chef · mis à jour le 24 septembre 2026

Les obligations de l'employeur dans une TPE tiennent en deux blocs : des formalités à accomplir autour de l'embauche (déclaration, registre, contrat, suivi médical) et des devoirs permanents envers le salarié (le payer au bon niveau, protéger sa santé, l'informer, le former). Le tout s'applique dès le premier salarié, sans période de rodage. Concrètement, entre la décision de recruter et la fin de la première année, un dirigeant doit accomplir une douzaine de démarches, dont la moitié avant même le premier jour de travail. Ce guide les remet dans l'ordre chronologique, précise ce qui change à 11 et à 50 salariés, et chiffre les risques avec les montants en vigueur en 2026.

Ce que la loi impose dès le premier salarié

Il n'existe pas de régime allégé pour « petit employeur ». Une boulangerie qui recrute un vendeur à mi-temps a les mêmes devoirs de base qu'une PME de quarante personnes. L'effectif ajoute des étages, il ne change pas les fondations.

Le principe général tient dans l'article L4121-1 du Code du travail : l'employeur « prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ». La gestion du personnel en TPE se range ensuite en quatre familles :

• Déclarer : la DPAE avant l'arrivée, puis la DSN chaque mois.
• Tenir des documents : registre unique du personnel, DUERP, bulletins de paie, affichages.
• Protéger : suivi médical, prévention des risques, complémentaire santé.
• Faire évoluer : formation, adaptation au poste, entretien de parcours professionnel.

À cela s'ajoute une contrainte que beaucoup découvrent tard : la convention collective. C'est l'accord négocié par les représentants des employeurs et des salariés d'une branche (le commerce de détail, le BTP, les bureaux d'études…) qui complète le Code du travail. Elle peut imposer un salaire minimum supérieur au SMIC, une prime d'ancienneté, une période d'essai plus courte ou des garanties de prévoyance. Chaque convention porte un numéro, l'IDCC, qui permet de la retrouver sur Legifrance. Avant de rédiger la moindre offre, prenez le temps de trouver la convention collective applicable à votre activité : c'est elle qui fixera le salaire plancher et une partie des clauses du contrat.

Avant l'arrivée du salarié : les démarches qui ne se rattrapent pas

Tout ce qui précède le premier jour concentre les erreurs les plus coûteuses. Une DPAE envoyée le lundi à 14 h pour un salarié arrivé à 9 h, c'est déjà un salarié non déclaré pendant cinq heures.

Recruter sans discriminer

L'offre d'emploi doit être rédigée en français (sauf exceptions), datée, et exempte de tout critère discriminatoire (âge, sexe, origine, situation de famille, santé…). La règle vaut aussi en entretien : une question sur un projet de grossesse expose l'entreprise à des poursuites. Si le candidat retenu est étranger hors Union européenne, l'employeur doit vérifier qu'il détient un titre l'autorisant à travailler en France.

La DPAE, déclaration préalable à l'embauche

La DPAE est la déclaration nominative que l'employeur adresse à l'Urssaf (ou à la MSA pour le régime agricole) avant toute embauche, quels que soient la durée et le type de contrat. Elle se fait en ligne sur net-entreprises.fr ou, pour une toute première embauche, sur urssaf.fr, ce qui crée au passage le compte employeur. Le calendrier est serré : au plus tôt 8 jours avant la date d'embauche, et au plus tard avant la prise de poste ou le début de la période d'essai.

Cette seule déclaration inscrit l'employeur au régime général et le salarié à l'assurance maladie, affilie l'entreprise à l'assurance chômage et aux caisses de retraite, et déclenche la demande de visite médicale. Une copie de la DPAE (ou son accusé de réception) doit être remise au salarié. Cette obligation est réputée remplie si le contrat écrit mentionne l'organisme destinataire de la déclaration.

Pour le détail des mentions à saisir et les cas particuliers (stagiaire, salarié agricole, embauche annulée), notre guide sur la déclaration préalable à l'embauche et ses délais reprend la démarche écran par écran.

Adhérer à un service de prévention et de santé au travail

Le service de prévention et de santé au travail (SPST, l'ancienne « médecine du travail ») est obligatoire quelle que soit la taille de l'entreprise. Une TPE adhère à un service interentreprises proche de ses locaux, moyennant une cotisation annuelle par salarié. Ses coordonnées figurent dans la DPAE, donc l'adhésion doit précéder la déclaration. Dans la pratique, c'est souvent là que le calendrier dérape : l'adhésion n'est pas instantanée, il faut donc la lancer dès que la date d'embauche est connue.

Choisir le contrat et la période d'essai

Un CDI à temps plein peut, en théorie, rester verbal. Ne vous y risquez pas : seul l'écrit prouve le salaire, les horaires et la période d'essai convenus. CDD, temps partiel et apprentissage l'exigent de toute façon. Pour un CDI, la période d'essai initiale ne peut dépasser 2 mois pour un employé ou un ouvrier, 3 mois pour un agent de maîtrise ou un technicien, 4 mois pour un cadre. Elle n'est renouvelable qu'une fois, et seulement si un accord de branche étendu le prévoit, si le contrat le mentionne et si le salarié donne son accord écrit. Les nuances entre CDD, CDI et durées conventionnelles sont développées dans notre guide sur la période d'essai en CDD et en CDI.

Le jour J et le premier mois : informer, inscrire, assurer

Inscrire le salarié au registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est la liste chronologique de toutes les personnes qui travaillent dans l'établissement. L'article L1221-13 du Code du travail impose d'y porter le nom de chaque salarié « au moment de l'embauche et de façon indélébile ». Il doit être ouvert dès le premier salarié, ou dès l'arrivée d'un stagiaire, qui figure dans une partie spécifique. Mentions obligatoires : nom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, et selon les cas la nature du contrat (CDD, temps partiel, apprenti) ou la référence du titre de travail d'un salarié étranger. Classeur ou fichier numérique, peu importe le format. L'absence de registre, ou un registre incomplet, peut coûter jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.

Remettre les informations écrites dans les délais

Depuis la transposition de la directive européenne sur des conditions de travail transparentes, l'employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits, selon deux échéances :

• Au plus tard le 7^e jour calendaire après l'embauche : identité des parties, lieu de travail, intitulé du poste, date d'embauche, durée et conditions de la période d'essai, éléments de rémunération, durée du travail, conditions des heures supplémentaires.
• Au plus tard un mois après : droit à la formation, durée des congés payés, procédure en cas de rupture, conventions collectives applicables, régimes de protection sociale, contrats de prévoyance et de frais de santé.

Un contrat bien rédigé couvre la première liste. Pour la seconde, une notice d'accueil d'une page suffit souvent.

Mettre en place la complémentaire santé collective

Tout employeur privé doit proposer une complémentaire santé collective à l'ensemble de ses salariés, sans condition d'ancienneté. Trois conditions : l'employeur finance au moins 50 % de la cotisation, le contrat respecte un panier de soins minimum, et l'adhésion est obligatoire pour le salarié, sauf cas de dispense prévus par les textes (salarié déjà couvert par ailleurs, certains contrats courts…). La convention collective peut imposer un organisme recommandé ou des garanties supérieures. Et pour un salarié cadre, une prévoyance est en général exigée.

Afficher les informations obligatoires

Dès le premier salarié, certaines informations doivent être affichées dans un endroit accessible (salle de pause, couloir), d'autres peuvent être communiquées « par tout moyen », intranet ou courriel compris. Pour une entreprise jusqu'à 10 salariés, l'affichage physique concerne notamment : les coordonnées de l'inspection du travail et du médecin du travail, les numéros des services de secours, les consignes de sécurité incendie, les horaires collectifs de travail et le numéro du service d'accueil téléphonique contre les discriminations (09 69 39 00 00). S'y ajoutent, par tout moyen, l'accès à la convention collective et les textes sur l'égalité salariale.

Le calendrier complet, de J-8 à la quatrième année

Les obligations sont souvent listées en vrac. Or c'est l'enchaînement qui piège. Voici la liste rangée par échéance, pour un CDI non cadre sans risque particulier.

Deux exceptions raccourcissent ce calendrier : un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans passe sa visite avant l'affectation, un apprenti majeur dans les 2 mois. Les postes à risque (amiante, rayonnements ionisants…) relèvent d'un suivi individuel renforcé avec examen d'aptitude. Si vous pensez à l'alternance pour une première embauche, notre guide sur le recrutement du premier salarié, étape par étape détaille aussi les spécificités du contrat d'apprentissage.

Payer, déclarer, cotiser : la mécanique mensuelle

Le salaire minimum en 2026

Le SMIC a été revalorisé deux fois cette année. Depuis le 1^er juin 2026, il s'établit à 12,31 € brut de l'heure, soit 1 867,02 € brut par mois pour 35 heures hebdomadaires (contre 12,02 € et 1 823,03 € au 1^er janvier). Verser moins expose à une amende de 1 500 €, sans compter les dommages et intérêts. Mais le vrai piège, pour une TPE, se trouve ailleurs : le minimum conventionnel. Si la grille de votre branche prévoit davantage pour le coefficient du poste, c'est elle qui s'applique. Et quand le SMIC augmente en cours d'année, certaines grilles se retrouvent en dessous : l'employeur complète alors jusqu'au SMIC.

Exemple : une gérante de salon de coiffure embauche une salariée à temps plein au 1^er juillet 2026 à 1 867,02 € brut. Si la grille de sa branche prévoit davantage pour l'échelon retenu, la différence est due dès le premier mois. Ce brut n'est pas non plus le coût final : s'y ajoutent les cotisations patronales, réduites par la réduction générale dégressive unique pour les salaires inférieurs à 3 SMIC. Pour chiffrer l'ensemble avant de signer, voir notre guide sur le coût réel d'un salarié pour l'employeur.

Bulletin de paie et DSN

L'article L3243-2 du Code du travail impose un bulletin de paie à chaque versement du salaire, électronique sauf opposition du salarié, avec l'intitulé de la convention collective.

La DSN est la déclaration mensuelle unique, transmise en ligne, qui remplace la plupart des anciennes déclarations sociales. Elle informe en une fois l'Urssaf, les caisses de retraite complémentaire (Agirc-Arrco), l'administration fiscale pour le prélèvement à la source et les organismes de prévoyance. Une entreprise de moins de 50 salariés la transmet au plus tard le 15 du mois suivant la période travaillée. C'est aussi la DSN qui affilie le salarié à la retraite complémentaire.

Faut-il externaliser la paie dès le premier salarié ? Rien ne l'impose. Mais avec des taux qui bougent au 1^er janvier, et parfois en cours d'année comme le SMIC cette année, l'erreur artisanale coûte vite plus cher qu'un logiciel.

Santé et sécurité : le DUERP et le suivi médical

Le document unique d'évaluation des risques professionnels

Le DUERP recense les dangers présents dans l'entreprise, évalue les risques qu'ils font courir aux salariés et liste les actions de prévention retenues. Il est obligatoire dès le premier salarié. Aucun modèle n'est imposé, et plusieurs branches (propreté, bâtiment) proposent des outils gratuits. L'escalier est un danger, la chute dans l'escalier est un risque. Pour une agence de communication de trois personnes, le DUERP tiendra en quelques pages (écrans, postures, charge de travail, déplacements). Pour un atelier de menuiserie, il sera nettement plus épais.

En dessous de 11 salariés, il est mis à jour à chaque changement important des conditions de travail ou quand une nouvelle information sur un risque apparaît. À partir de 11, une mise à jour au moins annuelle s'ajoute. Les versions successives sont conservées 40 ans. Côté sanctions : jusqu'à 1 500 € d'amende pour une personne physique (3 000 € en récidive), 7 500 € pour une personne morale, et une amende administrative pouvant atteindre 4 000 € par travailleur concerné en l'absence totale de DUERP.

La visite d'information et de prévention

La visite d'information et de prévention (VIP) a remplacé la visite médicale d'embauche pour la plupart des postes. Menée par un professionnel du service de santé au travail, elle doit avoir lieu dans les 3 mois suivant la prise de poste, sur le temps de travail, rémunération maintenue. Elle débouche sur une attestation de suivi remise au salarié et à l'employeur, puis se renouvelle dans un délai maximum de 5 ans (3 ans pour un travailleur de nuit ou en situation de handicap reconnue). Ne pas organiser les examens médicaux obligatoires expose à 1 500 € d'amende. Les délais particuliers et les dispenses possibles sont traités dans notre guide sur la visite médicale d'embauche.

Ce qui change à 11, 20 et 50 salariés

Les seuils d'effectif déclenchent de nouvelles obligations, mais pas toutes selon la même règle de calcul. Pour les cotisations et plusieurs obligations sociales (effectif dit « sécurité sociale »), un seuil ne produit ses effets qu'après 5 années civiles consécutives de dépassement. Le CSE suit une logique différente : 11 salariés atteints pendant 12 mois consécutifs. Une TPE qui passe de 9 à 12 salariés ne change donc pas de régime du jour au lendemain.

Le seuil de 11 salariés est celui qui change le plus la vie d'une petite structure : une fois le CSE élu, l'employeur réunit la délégation du personnel au moins une fois par mois. Le simulateur d'obligations sociales de l'administration indique, pour un effectif donné, ce qui s'appliquera à la prochaine embauche.

Gérer dans la durée : formation et entretiens

Former et maintenir l'employabilité

L'employeur doit adapter le salarié à son poste et maintenir sa capacité à occuper un emploi. Aucun plan de formation formalisé n'est exigé en TPE. En revanche, licencier un salarié pour insuffisance professionnelle alors qu'on ne l'a jamais formé à un nouvel outil, c'est s'exposer à perdre devant le conseil de prud'hommes. L'opérateur de compétences (OPCO) de votre branche finance une partie des formations des entreprises de moins de 50 salariés : c'est vers lui qu'il faut se tourner avant de payer une formation de sa poche.

L'entretien de parcours professionnel

C'est l'obligation la plus mal connue des petites structures, et elle vient de changer. Depuis le 26 octobre 2025, l'entretien professionnel (tous les 2 ans) a laissé place à l'entretien de parcours professionnel. L'article L6315-1 du Code du travail prévoit désormais un premier entretien au cours de la première année suivant l'embauche, puis un entretien tous les 4 ans. Il porte sur les compétences du salarié, son parcours, ses besoins de formation et ses souhaits d'évolution. Tous les 8 ans, un état des lieux vérifie que le salarié a bénéficié de ses entretiens et d'au moins une formation, d'une certification ou d'une progression salariale ou professionnelle. Les accords collectifs qui prévoyaient une autre périodicité cessent de s'appliquer au 1^er octobre 2026, sauf renégociation.

Ne le confondez pas avec l'entretien annuel d'évaluation, qui fait le bilan de l'année et fixe les objectifs : la loi ne l'impose pas, sauf si votre convention collective le prévoit.

Questions fréquentes sur les obligations de l'employeur

Si je devais retenir une seule chose de mes années à accompagner des dirigeants de TPE, ce serait celle-ci : les employeurs sanctionnés sont rarement de mauvaise foi. Ils ont presque toujours fait les choses dans le mauvais ordre. La DPAE envoyée après l'arrivée, la mutuelle souscrite trois mois plus tard, le DUERP rédigé le jour du contrôle. Rien de tout cela n'est difficile pris isolément. Ce qui manque, c'est un calendrier. Prenez celui de ce guide, adaptez-le à votre convention collective, et collez-le dans le dossier de chaque salarié. Le reste suivra.

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