À retenir
- La DPAE est obligatoire au plus tard le jour de l'embauche
- Pénalité DPAE manquante : 1 305 € (300 × minimum garanti 4,35 €)
- SMIC 2026 : 1 867,02 € brut mensuel (12,31 €/h)
- Mutuelle d'entreprise obligatoire dès le 1er salarié (part employeur ≥ 50 %)
- RGDU : allègement cotisations patronales jusqu'à 3 SMIC
Embaucher son premier salarié marque un tournant pour l'entreprise. Cette première embauche déclenche de nouvelles obligations légales : déclaration préalable à l'embauche (DPAE), rédaction du contrat de travail, affiliation à la mutuelle d'entreprise, tenue du registre unique du personnel, visite d'information et de prévention. Le non-respect de ces formalités expose à des sanctions pénales et financières.
Ce guide détaille toutes les démarches dans l'ordre chronologique, des préparatifs avant l'embauche jusqu'aux formalités post-embauche, en s'appuyant exclusivement sur les textes officiels (Code du travail, fiches Service-Public Entreprendre, URSSAF) et les chiffres 2026 vérifiés.
1. Avant l'embauche : préparer le recrutement
1.1 Identifier la convention collective applicable
Dès le premier salarié, l'employeur doit appliquer la convention collective correspondant à l'activité principale de l'entreprise (Code du travail, art. L2261-2). Elle fixe les salaires minima, les classifications, les durées de période d'essai, les primes, etc.
- Outil officiel : Trouver sa convention collective (recherche par SIRET ou dénomination).
- Fiche de référence : Service-Public Entreprendre, « Comment trouver sa convention collective lors de l'embauche d'un premier salarié ? » (F36056, vérifiée le 16/04/2026).
Point de vigilance : Le salaire minimum à respecter est le plus favorable entre le SMIC (1 867,02 € brut mensuel base 35 h au 1er juin 2026) et le minimum conventionnel.
1.2 Estimer le coût total de l'embauche
Le coût ne se limite pas au salaire brut. Il intègre les cotisations patronales (sécurité sociale, chômage, retraite complémentaire, FNAL, versement mobilité, etc.) et les cotisations salariales précomptées.
- Simulateur officiel URSSAF : Simulateur du coût d'embauche.
- Fiche de référence : Service-Public Entreprendre, « Estimer le coût d'une embauche » (F39132, vérifiée le 01/06/2026).
Chiffre clé 2026 : Le plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS) est de 4 005 € (PASS 48 060 €). Les cotisations sont plafonnées sur cette assiette.
1.3 Vérifier les aides à l'embauche du premier salarié
Plusieurs dispositifs peuvent réduire le coût :
| Dispositif | Cible | Montant / Avantage 2026 | Source |
|---|---|---|---|
| Réduction générale dégressive unique (RGDU) | Tout employeur, salaires ≤ 3 SMIC | Allègement dégressif de cotisations patronales | F24542 |
| Aide unique apprentissage (< 250 sal.) | Apprenti | 5 000 € (6 000 € apprenti handicapé) la 1re année | F23556 |
| Exonérations ZRR / ZFRR / BER / QPV | Embauche en zone fragile | Exonérations sociales et/ou fiscales selon zone | N23663 |
| Contrat unique d'insertion (CUI-PEC) | Demandeur d'emploi en difficulté | Aide au poste + accompagnement | F21006 |
Bon à savoir : La RGDU s'applique automatiquement via la DSN, sans démarche spécifique. Vérifiez votre éligibilité aux exonérations zonées selon l'adresse de l'établissement.
1.4 Rédiger et diffuser l'offre d'emploi (si recrutement externe)
L'offre doit respecter des règles strictes (Code du travail, art. L5331-1 à L5334-1) :
- Rédigée en français (si travail en France).
- Pas de mentions discriminatoires (sexe, âge, origine, santé, opinions...). Sanctions : jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.
- Pas d'allégations fausses ou trompeuses. Sanctions : 1 an d'emprisonnement et 37 500 € d'amende.
- Indiquer la date de publication.
- Mentions obligatoires : présentation de l'entreprise, intitulé/poste/missions, type de contrat (CDI/CDD...), profil recherché, lieu de travail, modalités de candidature.
- Le salaire n'est pas obligatoire dans l'offre (directive européenne en cours de transposition).
Fiche de référence : Service-Public Entreprendre, « Préparer et diffuser une offre d'emploi » (F39133, vérifiée le 02/10/2025).
1.5 Choisir le candidat : règles à respecter
- Informations demandées = lien direct et nécessaire avec le poste (L1221-6). Interdit : questions sur vie privée, santé, opinions, syndication...
- Méthodes d'évaluation = pertinentes (interdiction astrologie, graphologie, numérologie sauf justification). Résultats confidentiels, communiqués au candidat sur demande (L1221-7 à L1221-9).
- Non-discrimination à l'embauche (L1132-1) : 26 critères protégés (origine, sexe, âge, handicap, opinions...).
- Vérifier : âge (≥ 16 ans), nationalité/titre de séjour (voir § 4 pour salarié étranger), non-concurrence, cumul d'emplois.
Fiche de référence : Service-Public Entreprendre, « Choisir un candidat » (F39155, vérifiée le 02/10/2025).
1.6 Formaliser l'engagement : offre ou promesse d'embauche
Deux formes juridiques distinctes (jurisprudence) :
| Offre de contrat | Promesse unilatérale de contrat | |
|---|---|---|
| Nature | Simple proposition | Vaut contrat de travail (il manque seulement l'acceptation) |
| Rétractation employeur | Possible avant acceptation (dans délai laissé ou délai raisonnable) | Impossible (rupture = licenciement sans cause réelle et sérieuse) |
| Engagement candidat | Libre d'accepter ou refuser dans le délai | Droit d'opter pour le contrat dans le délai |
| Sanction rupture abusive | Dommages-intérêts (préjudice prouvé) | Licenciement sans cause réelle et sérieuse |
Éléments minimaux à mentionner : identité des parties, fonction/qualification, lieu de travail, durée du travail, rémunération (salaire + primes), congés payés, durée période d'essai, préavis, clauses éventuelles (non-concurrence, mobilité).
Fiche de référence : Service-Public Entreprendre, « Rédiger une offre ou une promesse de contrat de travail » (F39588, vérifiée le 12/03/2026).
2. Formalités obligatoires AU PLUS TARD le jour de l'embauche
2.1 Déclaration Préalable À l'Embauche (DPAE) - OBLIGATOIRE
La DPAE est la formalité unique qui remplace l'ancien DUE. Elle doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l'embauche, au plus tard juste avant le début du travail (Code du travail, art. R1221-4).
Elle accomplit simultanément :
- Immatriculation de l'employeur à la Sécurité sociale (si 1er salarié).
- Immatriculation du salarié à la CPAM (s'il n'a pas encore de numéro de sécurité sociale).
- Affiliation de l'employeur à l'assurance chômage (France Travail).
- Demande d'adhésion à un service de prévention et de santé au travail.
- Demande d'examen médical d'embauche, qui déclenche la visite d'information et de prévention.
Canaux : net-entreprises.fr (recommandé), URSSAF, MSA, ou via logiciel de paie / expert-comptable.
Sanction DPAE manquante ou tardive : pénalité administrative = 300 × minimum garanti = 1 305 € par salarié concerné (minimum garanti 2026 = 4,35 €). Majorée en cas de travail dissimulé.
Fiche de référence : Service-Public Entreprendre, « Déclarer vos salariés » (F23697) - tableau des déclarations selon type de contrat.
Astuce : Faites la DPAE la veille au plus tard via net-entreprises.fr. Conservez l'accusé de réception (numéro DPAE) : c'est votre preuve.
2.2 Contrat de travail écrit - OBLIGATOIRE pour CDD, intérim, apprentissage, professionnalisation
- CDI à temps complet : écrit non obligatoire (mais fortement recommandé pour la preuve). À défaut, l'employeur doit remettre un document écrit récapitulant les informations essentielles (L1221-5-1).
- CDD, intérim, apprentissage, professionnalisation, temps partiel : écrit obligatoire avant l'embauche.
Clauses obligatoires (selon type) : identification des parties, qualification, lieu, horaire, rémunération (brut + primes), durée période d'essai, congés payés, convention collective, clause de non-concurrence le cas échéant.
Fiche de référence : Service-Public Entreprendre, « Procédure et formalités d'embauche d'un salarié du secteur privé » (F23107).
2.3 Visite d'information et de prévention - OBLIGATOIRE
Depuis 2017, la visite médicale d'embauche est remplacée par une visite d'information et de prévention (VIP) réalisée par le service de santé au travail (médecin du travail ou infirmier) dans les 3 mois suivant la prise de poste (sauf exceptions : travail de nuit, jeunes < 18 ans, expositions particulières → visite médicale d'aptitude avant embauche).
- L'employeur doit adhérer à un service de santé au travail (interentreprises ou autonome) - la DPAE déclenche la demande.
- Le salarié reçoit une attestation de suivi (remise à l'employeur).
- Coût à la charge de l'employeur.
Fiche de référence : F23107 (procédure embauche) + Code du travail art. L4624-1 et s.
2.4 Affiliation à la complémentaire santé d'entreprise (mutuelle) - OBLIGATOIRE
Tout employeur doit proposer une complémentaire santé collective à tous ses salariés, dès le 1er salarié (L911-7 Code de la sécurité sociale). L'employeur finance au moins 50 % de la cotisation.
Panier de soins minimal (contrat responsable) :
- Ticket modérateur intégral sur consultations/actes remboursables (65 %).
- Forfait journalier hospitalier 100 % sans limitation.
- Dentaire : 125 % du tarif conventionnel.
- Optique : forfait 2 ans (1 an enfants/évolution vue) - min 100 € (simple), 150-200 € (complexe).
Dispenses possibles (sur demande salarié) : CDD < 3 mois, temps partiel ≤ 15 h/sem, bénéficiaires CSS, déjà couverts comme ayants droit (depuis avril 2024), etc. → versement santé (forfait 2026 : 22,27 € base, coefficient 105 % CDI / 125 % CDD).
Fiche de référence : Service-Public Entreprendre, « Quelle obligation pour l'employeur en matière de complémentaire santé ? » (F33754).
2.5 Registre unique du personnel - OBLIGATOIRE dès le 1er salarié
Tenue obligatoire (L1221-13 Code travail) : inscription de chaque salarié dans l'ordre chronologique d'embauche, avec mentions obligatoires (identité, nationalité, date naissance, sexe, emploi, qualification, dates entrée/sortie, type contrat, DPAE, visite médicale, etc.).
- Support : papier ou numérique (inaltérabilité garantie).
- Conservation : 5 ans après départ du salarié.
- Sanction : 750 € par salarié non inscrit (personne physique) / 3 750 € (personne morale).
Fiche de référence : F1784 « Registres obligatoires dans l'entreprise » + F23107.
2.6 Affichages obligatoires dans l'entreprise
Dès le 1er salarié, l'employeur doit afficher (lieu accessible aux salariés) :
- Convention collective applicable + instructions pour la consulter.
- Règlement intérieur (obligatoire ≥ 50 salariés, facultatif < 50).
- Consignes de sécurité / issue de secours.
- Numéros d'urgence (SAMU, pompiers, médecin du travail, inspection du travail).
- Égalité professionnelle femmes/hommes / non-discrimination / harcèlement.
- Durée du travail / repos / congés payés.
- Délégués du personnel / CSE (si élus).
- Document unique d'évaluation des risques (DUERP) - obligatoire dès 1 salarié.
3. Après l'embauche : formalités mensuelles et annuelles
3.1 Déclaration Sociale Nominative (DSN) - MENSUELLE
La DSN remplace la quasi-totalité des déclarations sociales (DADS, attestations employeur, signalements arrêt de travail...). Elle est déposée mensuellement via net-entreprises.fr :
- Entreprises ≥ 50 salariés : au 5 du mois suivant (période M).
- Entreprises < 50 salariés : au 15 du mois suivant (période M).
La DSN transmet les données de paie aux organismes (URSSAF, caisses retraite, France Travail, mutuelle, préfecture pour DPAE...).
3.2 Paiement des cotisations sociales - MENSUEL
- Échéance : 5 ou 15 du mois suivant selon effectif (même calendrier que DSN).
- Paiement obligatoirement dématérialisé (virement, prélèvement, TIP SEPA).
- Taux de cotisations : voir Code sécu. sociales + convention collective. Le simulateur URSSAF donne le détail.
3.3 Gestion de la période d'essai
La période d'essai n'est pas obligatoire mais si prévue, elle doit figurer au contrat/lettre d'engagement.
Durées maximales légales (CDI) selon qualification :
| Qualification | Initiale max | Renouvelable 1× (si accord branche étendu + clause contrat + accord salarié) |
|---|---|---|
| Ouvrier / Employé | 2 mois | 4 mois |
| Agent de maîtrise / Technicien | 3 mois | 6 mois |
| Cadre | 4 mois | 8 mois |
CDD : 1 jour par semaine, max 2 semaines (CDD ≤ 6 mois) ou 1 mois (CDD > 6 mois). Pas de renouvellement possible.
Rupture pendant l'essai : prévenance obligatoire (employeur comme salarié).
- Employeur : 24 h (< 8 j), 48 h (8 j-1 mois), 2 sem (1-3 mois), 1 mois (> 3 mois).
- Salarié : 24 h (< 8 j), 48 h (≥ 8 j).
- Motif employeur = incompétence (sinon rupture abusive → prud'hommes).
Fiche de référence : Service-Public Entreprendre, « Période d'essai pour un salarié » (F1643, vérifiée le 12/08/2026).
4. Cas particulier : embauche d'un salarié étranger
L'embauche d'un ressortissant hors UE/EEE/Suisse nécessite une autorisation de travail (sauf dispenses selon titre de séjour).
Principes :
- Vérifier le titre de séjour 2 jours ouvrables avant l'embauche auprès de la préfecture (sauf si inscrit à France Travail).
- Demande d'autorisation de travail en ligne uniquement : Demander une autorisation de travail.
- Publication préalable de l'offre 3 semaines (sauf métiers en tension, diplôme master+ rémunération ≥ 2 800,53 €, etc.).
- Conditions employeur : respect obligations sociales, pas de condamnation travail illégal, attestation cotisations < 6 mois, logement décent pour saisonniers.
- Rémunération ≥ SMIC (1 867,02 € brut mensuel 2026) ou minimum conventionnel si plus élevé.
- Taxe employeur due à la 1re admission (sauf exonérations) : 74 € à 300 € (contrat 3-12 mois), 55 % du salaire mensuel brut (plafond 2 567,15 €) si ≥ 12 mois, 50 €/mois saisonniers.
Dispenses principales d'autorisation : titulaires carte « salarié », « talent », « résident », « vie privée et familiale », étudiants ≤ 964 h/an, APS recherche d'emploi (≥ 2 800,53 €), bénéficiaires protection subsidiaire/apatride, visa vacances-travail, etc.
Fiche de référence : Service-Public Entreprendre, « Autorisation de travail d'un salarié étranger en France » (F2728).
5. Checklist récapitulative : les démarches dans l'ordre
| Étape | Délai / Moment | Formalité | Outil / Référence |
|---|---|---|---|
| 1 | Avant recrutement | Identifier convention collective | R60805 |
| 2 | Avant recrutement | Estimer coût embauche (simulateur) | URSSAF simulateur |
| 3 | Avant recrutement | Vérifier aides (RGDU, zones, apprentis...) | F24542, N23663 |
| 4 | Si offre externe | Rédiger/diffuser offre (règles non-discrimination) | F39133 |
| 5 | Sélection | Choisir candidat (critères pertinents, non-discrimination) | F39155 |
| 6 | Avant embauche | Offre ou promesse d'embauche écrite | F39588 |
| 7 | J-8 à J0 | DPAE (obligatoire, net-entreprises.fr) | F23697 |
| 8 | Jour J | Contrat écrit (obligatoire CDD/temps partiel/apprenti...) | F23107 |
| 9 | Jour J | Inscription registre unique du personnel | F1784 |
| 10 | Jour J | Adhésion service santé au travail (déclenchée par DPAE) | VIP dans 3 mois |
| 11 | Jour J | Remettre attestation mutuelle / proposer adhésion | F33754 |
| 12 | Jour J | Affichages obligatoires + DUERP | Code travail |
| 13 | Mensuel (5 ou 15) | DSN + paiement cotisations | net-entreprises.fr |
| 14 | Pendant essai | Gestion période d'essai (prévenances, durées max) | F1643 |
| 15 | Si étranger hors UE | Autorisation de travail + vérification titre 2 j avant | F2728 |
6. Sanctions principales en cas de manquement
| Manquement | Sanction |
|---|---|
| DPAE absente ou tardive | 1 305 € par salarié (300 × min. garanti 4,35 €) + majorations travail dissimulé |
| Travail dissimulé (salarié non déclaré) | 45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement (personne physique), 225 000 € (personne morale) |
| Registre unique non tenu / incomplet | 750 € / salarié (PP) / 3 750 € (PM) |
| Mutuelle non proposée / < 50 % part employeur | Redressement URSSAF + dommages-intérêts salarié |
| Non-respect du SMIC | Redressement + dommages-intérêts + amende 1 500 € (PM 7 500 €) |
| Non-respect du minimum conventionnel | Redressement + dommages-intérêts + amende 750 € (PM 3 750 €) |
| Discrimination à l'embauche | 45 000 € + 3 ans prison + dommages-intérêts |
| Période d'essai abusive (motif non lié compétences) | Dommages-intérêts + indemnité prévenance |
7. Outils et simulateurs officiels utiles
- Simulateur coût d'embauche URSSAF
- Simulateur obligations sociales selon effectif
- Trouver sa convention collective
- DPAE en ligne (net-entreprises.fr)
- Demande autorisation de travail salarié étranger
- Modèle promesse d'embauche (Code travail numérique)
- Savoir si période d'essai renouvelable selon convention
8. Questions fréquentes
La DPAE est-elle obligatoire pour un CDI à temps complet ?
Oui. La DPAE est obligatoire pour toute embauche (CDI, CDD, intérim, apprentissage, stage rémunéré...), quel que soit le type de contrat ou la durée du travail. Elle doit être faite au plus tard juste avant le début du travail.
Quel est le montant exact de la pénalité DPAE en 2026 ?
La pénalité administrative est de 300 × minimum garanti. Le minimum garanti 2026 est de 4,35 €, soit 1 305 € par salarié concerné. Elle est majorée en cas de travail dissimulé.
La mutuelle d'entreprise est-elle obligatoire dès le premier salarié ?
Oui. Tout employeur doit proposer une complémentaire santé collective à tous ses salariés dès le 1er salarié (L911-7 Code de la sécurité sociale). La part employeur doit être ≥ 50 % de la cotisation.
Quelle est la durée maximale de la période d'essai pour un cadre en CDI ?
La durée maximale légale est de 4 mois (initiale), renouvelable 1 fois sous conditions (accord de branche étendu + clause au contrat + accord écrit du salarié) pour atteindre 8 mois maximum.
Peut-on embaucher un salarié étranger sans autorisation de travail ?
Uniquement s'il détient un titre de séjour dispensant d'autorisation (carte « salarié », « talent », « résident », « vie privée et familiale », étudiant ≤ 964 h/an, APS recherche d'emploi ≥ 2 800,53 €, protection subsidiaire, visa vacances-travail...). Sinon, autorisation de travail obligatoire via le téléservice dédié.
9. Sources officielles utilisées
- Service-Public Entreprendre - F23107 : « Procédure et formalités d'embauche d'un salarié du secteur privé » (vérifiée 2026).
- Service-Public Entreprendre - F23697 : « Déclarer vos salariés » (tableau déclarations par type contrat).
- Service-Public Entreprendre - F36056 : « Comment trouver sa convention collective lors de l'embauche d'un premier salarié ? » (16/04/2026).
- Service-Public Entreprendre - F33754 : « Quelle obligation pour l'employeur en matière de complémentaire santé ? ».
- Service-Public Entreprendre - F39132 : « Estimer le coût d'une embauche » (01/06/2026).
- Service-Public Entreprendre - F39133 : « Préparer et diffuser une offre d'emploi » (02/10/2025).
- Service-Public Entreprendre - F39155 : « Choisir un candidat » (02/10/2025).
- Service-Public Entreprendre - F39588 : « Rédiger une offre ou une promesse de contrat de travail » (12/03/2026).
- Service-Public Entreprendre - F1643 : « Période d'essai pour un salarié » (12/08/2026).
- Service-Public Entreprendre - F2728 : « Autorisation de travail d'un salarié étranger en France ».
- Service-Public Entreprendre - N22781 : Hub « Recrutement » (liste fiches).
- Service-Public Entreprendre - N23663 : Hub « Aides à l'embauche ».
- Service-Public Entreprendre - F24542 : « Réduction générale dégressive unique (RGDU) ».
- Service-Public Entreprendre - F1784 : « Registres obligatoires dans l'entreprise ».
- CHIFFRES-2026.md (source unique de vérité pour tous les montants 2026 cités dans ce guide).
- Code du travail (L1221-1 et s., L1132-1, L3231-2, R1221-4, L4624-1...).
- Code de la Sécurité sociale (L911-7 et s.).
- URSSAF.fr - actualités SMIC juin 2026, PMSS 2026, DPAE pénalité.
10. Liens internes utiles
- Guide « Recruter et manager » : toutes les fiches de la rubrique
- Mentions obligatoires sur une facture
Article rédigé par Laure Mazerolle - Mis à jour le 24/09/2026 - Sources vérifiées à la date de publication. Les montants 2026 sont issus de CHIFFRES-2026.md (source unique de vérité).
Retrouvez l'ensemble de nos conseils pour gérer une petite entreprise au quotidien.
À propos de l'auteure
Laure Mazerolle, rédactrice en chef. Douze ans à accompagner des dirigeants de TPE dans leurs premières années d'activité, avant de prendre la rédaction. Chaque guide est vérifié sur les textes officiels.